Persondata

Dataansvarlig:                     Foreningen Nyt Hesteliv (FNH)

Databehandlingssystemer: E-conomic

Proløn

Betalingssystemer:              Facebook

   Gul og gratis

   Paypal

   MobilePay

 

FNH registrerer kun almindelige personoplysninger

  • Interessenter
    • Sponsor/Medlemmer
    • Ex sponsor/Medlemmer
    • Private donationer
    • Købere på facebook
    • Medarbejdere
    • Fratrådte medarbejdere
    • Ansøgere
    • Modtagere af nyhedsbreve
    • Anmeldere af dyreværnssager
    • Anmeldte ved dyreværnssager
    • Hjemmesiden
  • Hvor får vi data fra
    • Hjemmesiden
    • Facebook
    • Nets
    • Paypal
    • MobilPay
    • Nyhedsbreve
    • Mail

Oplysninger bliver og vil udover de ovennævnte ikke blive delt eller videregivet til 3. mand.

Persondata registreres i økonomistyringssystemet E-conomic. Derudover bliver data (undtagen bankoplysninger) registreret i to Excelfiler – en medlemsliste og en adoptionsliste.

Economic er sikret ved bruger kode.

Excel filer ligger på privat server og deles ved dropbox, mellem formand og kasserer.

 

Indbetaling af donationer

Hvis en privatperson indbetaler og ønsker at få skattefradrag, vil vedkommende blive oprettet på lige fod med medlemmer og indgå i datasikkerhed her.

 

  • Hvem giver vi data til
    • E-conomic
    • Proløn
    • Nets
    • Skat
    • Mobilepay
    • Mailchimp (nyhedsbrev/kun mailadresser)
    • Distributionsvirksomhed (medlemsblad)
    • Livreddere (i.f.m. dyreværnssager)
  • Den generelle sikkerhed

Alle persondata ligger på Nyt Hestelivs private server, som er placeret i privat hus uden adgang for uvedkommende. Alle tilsluttede Pc’er er spærret med adgangskode. Persondata, der er indhentet og opbevaret i forbindelse med regnskabsudarbejdelse og automatisk betaling, ligger i E-conomic.

Løn til personale og dertilhørende persondata bliver administreret af ProLøn.

  • Interessenter

Adoptanter og medlemmer:

Persondata

Navn

Adresse

Postnummer

Mail adresse

Cpr nr (til brug for Skat til gaveindberetning)

       Ex adoptanter og medlemmer:

Oplysninger bliver gemt i op til 2 år. For at være sikker på at donationer indberettes korrekt til SKAT, er vi nødt til at gemme oplysninger på adoptanter og medlemmer, der er stoppet. Derefter vil alle registreringer blive slettet. Lister gennemgås ultimo januar, når der er indberettet til skat. En gang om måneden gennemgås Economic og Excel filer – og udtrådte medlemmer/adoptanter bliver alle, der ikke er krævet til indberetning til skat, slettet. Hvis adoptant eller medlem ønsker at blive slettet straks, vil det ske med det samme. Oplysninger bliver kun brugt til administration af adoptanter samt til kommunikation, som er direkte relateret til foreningen og evt. adoptionshest.

     Kontrol af indbetalinger:

Indberetning til Skat. Kontakt ved væsentlige ændringer f.eks. hvis adoptionshesten er flyttet eller er død. Udsendelse af Medlemsblad.

Oplysninger bliver og vil udover de ovennævnte ikke blive delt eller videregivet til 3. mand.

Persondata registreres i økonomistyringssystemet E-conomic. Derudover bliver data (undtagen bankoplysninger) registreret i to Excelfiler – en medlemsliste og en adoptionsliste.

Economic er sikret ved bruger kode.

Excel filer ligger på privat server og deles ved dropbox, mellem formand og kasserer.

 

Indbetaling af donationer

Hvis en privatperson indbetaler og ønsker at få skattefradrag, vil vedkommende blive oprettet på lige fod med medlemmer og indgå i datasikkerhed her.

  • Personale/Praktikanter

 Når der ansættes en medarbejder eller der er en praktikant i arbejdsprøvning databehandles

de for medarbejdere: i Proløn, Skat og Economic. Praktikanters data opbevares i VITAS, som kun kan åbnes ved en kode. Der foreligger ingen papirsdokumentation i.f.m. praktikpladser.

Ex personale

Når de er fratrådt makuleres deres ansøgning og lønsedler destrueres efter 2 år af hensyn til brug for revision og skat. Når de er fratrådt vil dette blive noteret i Proløn under deres data.

Ansøgere

Ansøgningerne makuleres, lige så snart de har fået afslag.

  • Dyreværnssager

Når der bliver anmeldt en dyreværnssag, oprettes den i en formular, som ligger i en dropbox kun tilgængelig for formand og dyreværnsleder. Dokumentet sendes til en livredder, som beholder sagen og melder tilbage via en rapport. Lige så snart sagen er afsluttet, malkulerer livredderen sagen. Vi beholder sagen i en dropbox, som kun kan ses ved hjælp af en kode. Der findes 2 dokumenter en oversigtsliste og en rapport med sagsnr.

Oplysningerne er navn, adresse, tlf. og email på såvel anmelder som anmeldte.

Hvor får vi data fra                                          

Hjemmeside

Facebook

Mail

Hvem giver vi data til                            

Vores livreddere.

  • Købere af brugt rideudstyr på Facebook

Data kommer via indbakken på Facebook og beskeden bliver arkiveret via Facebook-systemet, når vi er færdige.

Data:

Navn

Adresse

Mobilnummer

E-mail

Gul og gratis gemmer dog også både kvitteringer, pakkelabels og ordrenumre.

Man kan købe brugt rideudstyr uden at opgive andet end varenummer og fornavn og betale ved afhentning hos nyt Hesteliv.

Alle persondata bliver kun brugt i forbindelse ved det enkelte køb.

  • Modtagere af nyhedsbreve

Nyhedsbreve er kun en mailadresse, som man selv positivt har tilkendegivet.